Assistante de Direction de la Représentante
Institut de Recherche pour le Développement (IRD) • Dakar (Hann), Sénégal
Type de contrat : CDI •
Secteur : RH, Juridique & Administratif •
Date limite : 2026-09-30
L'IRD recrute son Assistante de Direction à Dakar (Hann). Pilotez le secrétariat exécutif, les protocoles diplomatiques (visas, exonérations) et les partenariats scientifiques.
Missions Principales & Soutien Exécutif
- Assistance Exécutive à la Représentante : Gérer l'agenda institutionnel complexe, planifier les réunions de haut niveau, organiser les déplacements officiels et préparer les dossiers de synthèse documentaire.
- Procédures Diplomatiques & Administratives : Instruire et suivre les dossiers d'exonérations douanières, les procédures de transit/import-export, les demandes de visas de courtoisie et de cartes diplomatiques.
- Mobilité Internationale : Coordonner les fiches d'intervention pour les visas vers la France (chercheurs, étudiants, enseignants, agents et partenaires institutionnels).
- Gestion Logistique & Hébergement : Administrer le planning des chambres de passage des sites de Hann et de Niakhar, ainsi que la réservation des salles de conférences.
- Interface Institutionnelle : Assurer l'accueil des délégations, orienter les nouveaux arrivants et faire le relais avec les ministères sénégalais, le siège en France et les unités de recherche.
Profil Recherché & Compétences Clés
- Formation : Titulaire d'un Bac+2 (BTS, DUT ou diplôme équivalent) en Gestion Administrative, Secrétariat de Direction ou Assistanat de Gestion.
- Expérience : 5 années d'expérience professionnelle minimum requises à un poste similaire, idéalement au sein d'une organisation internationale ou institutionnelle.
- Compétences Techniques : Maîtrise avancée des logiciels bureautiques, rédaction irréprochable d'actes administratifs officiels et application stricte des procédures publiques.
- Aptitudes Personnelles : Diplomatie, rigueur méthodologique, capacité d'anticipation, discrétion absolue et respect du devoir de réserve.
Conditions du Poste & Modalités de Candidature
- Statut & Lieu : Recrutement local (Niveau 5 - BAP J Gestion et Pilotage) – Campus UCAD/IRD, Hann (Dakar, Sénégal).
- Dossier de candidature : Curriculum Vitae (CV) actualisé, lettre de motivation et copies des diplômes certifiés.
- Adresse d'envoi : aline.dieng@ird.fr
- Date limite de réception : Mercredi 30 septembre 2026 à 16h00 précises.
Missions & Responsabilités
- Assister la Représentante dans la gestion d'agenda, l'organisation des réunions et des déplacements officiels.
- Gérer les procédures diplomatiques : exonérations douanières, visas de courtoisie et cartes diplomatiques.
- Coordonner les démarches de mobilité internationale et d'obtention de visas vers la France pour chercheurs et partenaires.
- Administrer les hébergements des sites de Hann et Niakhar ainsi que les salles de conférences.
- Assurer l'accueil protocolaire des délégations et le relais avec les ministères sénégalais et le siège.
Profil Recherché & Compétences
- Bac+2 (BTS, DUT ou équivalent) en Gestion Administrative ou Secrétariat de Direction.
- Minimum 5 ans d'expérience professionnelle à un poste d'assistante de direction ou d'organisation internationale.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et rédaction administrative irréprochable.
- Discrétion absolue, diplomatie, devoir de réserve et sens poussé de l'organisation.
Avantages & Rémunération
- Contrat local Niveau 5 (BAP J Gestion et Pilotage) au sein d'une institution de recherche internationale reconnue.
- Cadre de travail d'excellence sur le campus IRD/UCAD de Hann.
- Couverture santé et environnement professionnel stimulant.